Cada factura de proveedor, archivada y lista.
Se acabó rebuscar en el correo al cerrar el trimestre. Cada día laborable a las 9:00 tu agente lee las facturas nuevas, archiva cada una con su nombre, la apunta como borrador para tu sí y lleva la lista de lo que falta.
- Nada entra en tu contabilidad sin tu sí
- Lee las facturas de tu correo
- Nunca paga a un proveedor
Gastos apuntados por semana
La semana 3 incluye las renovaciones anuales de software. Cada importe sale de una factura leída, ninguno es una estimación.
Esperan tu sí3
- Apuntar en contabilidad
11 facturas leídas hoy, 4.180 € en total. ¿Las apunto como borrador en Xero?
Aprobado. Hecho en tu nombre.Rechazado. El agente toma nota del motivo. - Correo a un proveedor
Northwind Supply mandó un tique sin tu NIF. ¿Les pido la factura completa?
Aprobado. Hecho en tu nombre.Rechazado. El agente toma nota del motivo. - Correo a un proveedor
Aún no hay factura del cargo de 289 € del día 14. ¿Se la pido a Juniper Labs?
Aprobado. Hecho en tu nombre.Rechazado. El agente toma nota del motivo.
Retenidas para que las revises
- Bluebird Co · factura 229109:04Sin apuntar
- Maple & Rye · tique09:06Campo marcado
- Halcyon Foods · factura 8809:07Duplicado fuera
La ronda de hoy, en corto
- Leídas14 documentos de tu correo y 2 que subiste a Archivos.
- Archivadas11 PDF en Gastos/2026-T4 con fecha, proveedor y número.
- NuevoUn proveedor nuevo. Propone la categoría Software y te pregunta.
- Faltan4 cargos del banco siguen sin factura.
Facturas leídas esta semana
| Proveedor | Fecha | Total | Categoría | Estado |
|---|---|---|---|---|
| Juniper Labs | 21 oct | 1.210 € | Software | Apuntada |
| Northwind Supply | 21 oct | 86 € | Oficina | Pedir factura completa |
| Brightline Studio | 22 oct | 1.800 € | Profesionales | Borrador, espera tu sí |
| Bluebird Co | 23 oct | 640 € | Alquiler | Cambio de cuenta |
| Halcyon Foods | 23 oct | 142 € | Comidas con clientes | Apuntada |
Gastos por categoría, este trimestre
| Categoría | Facturas | Total |
|---|---|---|
| Software | 24 | 6.420 € |
| Profesionales | 9 | 12.600 € |
| Alquiler | 3 | 1.920 € |
| Oficina y material | 31 | 2.180 € |
| Viajes y comidas | 19 | 1.340 € |
Lo que recibe tu gestoría
- HojaEl registro del trimestre, una línea por factura.
- CarpetaCada PDF, con nombre por fecha, proveedor y número.
- TotalesPor tipo de IVA, retenciones aparte y gastos por categoría.
- HuecosLos cargos que siguen sin factura, con fecha e importe.
Tu cierre de trimestre, antes y después.
Hoy lo haces tú
- Buscar "factura" en el correo la semana que llama la gestoría.
- Reenviar PDF uno a uno, con nombres como scan_0042.
- Encontrar un cargo sin factura cuando ya es tarde.
- Aceptar un tique que no se puede deducir sin darte cuenta.
Con tu agente de gastos
- Cada factura nueva leída y archivada el mismo día que llega.
- Una carpeta por trimestre, cada archivo con el mismo formato de nombre.
- Una lista viva de lo que falta, con el correo para pedirlo listo.
- El paquete completo para tu gestoría en los primeros días del trimestre.
Sus trabajos, con horario.
Llega con estos trabajos listos. Cambia cualquier hora o regla antes de que arranque.
- De lunes a viernes · 9:00
Leer y apuntar las facturas nuevas
Lee proveedor, NIF, número, importes e impuestos, comprueba que cuadran, archiva el PDF y lo apunta como borrador en un lote diario para que lo apruebes.
- Ene, abr, jul, oct · días 1-5 · 9:00
Paquete trimestral para la gestoría
Registro, carpeta y totales por tipo de IVA. Lo cruza con los cargos del banco, pide a los proveedores lo que falta y envía el paquete cuando lo apruebas.
- Cuando se lo pides
Encontrar cualquier factura
"La factura de marzo de la gestoría" o "todo lo de un proveedor este año": te da el enlace o la lista con fecha y total.
- El primer día
Tus proveedores y el mes pasado
Aprende tus proveedores habituales y sus categorías y ordena el mes pasado, para empezar con el registro limpio.
Lo que nunca hace sin ti.
Esto siempre espera tu sí, en Brainstack, Slack, Telegram, Discord o correo. Pagar no está en la lista: nunca paga a nadie.
- Apuntar un gasto en tu contabilidadTe pregunta antes
- Escribir a un proveedor o a tu gestoríaTe pregunta antes
- Borrar un documento o un apunteTe pregunta antes
- Pagar o cambiar la cuenta de un proveedorTe pregunta antes
11 facturas leídas hoy, 4.180 € en total, todas claras. ¿Las apunto como borrador en Xero?
Aprobado. Los 11 borradores ya están en Xero.Trabaja dentro de tus herramientas.
Cada conexión con lo que el agente hace exactamente en ella. También trabaja con a3innuva, SharePoint y Mercury.
- Gmail
- Encuentra facturas, tiques y justificantes adjuntos en tu correo
- Prepara la petición al proveedor o el correo del paquete a tu gestoría, que sale solo con tu sí
- Outlook
- Lo mismo, si las facturas te llegan a Outlook
- Google Drive
- Archiva cada factura por trimestre con un nombre fijo
- Box
- El mismo archivo, si tus documentos están en Box
- Xero
- Apunta los gastos como borrador, en un lote que apruebas
- Holded
- Apunta los gastos como borrador, si llevas la contabilidad en Holded
- Wise
- Cruza los cargos del banco para encontrar facturas que no llegaron
- Stripe
- Lee los cargos con tarjeta para casarlos con su factura
- Slack
- El lote diario y los avisos para tu aprobación
- Microsoft Teams
- Avisos y resúmenes donde ya habla tu equipo
- Telegram
- Aprueba el lote diario desde el móvil
Funciona mejor con estos agentes.
Usa tu registro de gastos limpio para el cierre del mes.
La otra mitad: las facturas que emites y quién te debe.
Comprueba cada factura contra lo que pediste y recibiste.
Mantiene en orden el resto de tu correo cada mañana.
Incluido en todos los planes.
Tu agente de gastos ocupa un hueco de agente en cualquier plan. Tu programa de contabilidad y tu gestoría siguen siendo los mismos, y usas tu propio plan de Claude, ChatGPT o Gemini.
Comparar planes- Starter99 €
- Growth499 €
- Scale999 €
Preguntas sobre tus gastos.
¿Puede pagar a un proveedor?
No. Pagar, programar una transferencia o cambiar la cuenta de un proveedor está bloqueado. Si llega una factura con una cuenta distinta de la habitual, la retiene y te pide que lo confirmes por teléfono, porque es una estafa frecuente.
¿Y si no puede leer una factura?
No adivina. El documento va a tu cola de revisión con el campo dudoso marcado, y lo ves en el panel.
¿Decide qué es deducible?
No, eso es cosa de tu gestoría. Comprueba que la factura está completa y a nombre de tu empresa, la apunta, separa las retenciones y deja las decisiones fiscales a tu gestoría.
¿Con qué herramientas funciona?
Tu correo para las facturas que llegan, Google Drive, SharePoint o Box para los archivos, Holded, Xero o a3innuva para la contabilidad, y Wise, Mercury o Stripe para cruzar los cargos. Sage, QuickBooks y los bancos españoles aún no se conectan: sube el extracto y trabaja con él.
¿Cuánto cuesta?
Es uno de los agentes de tu plan: Starter a 99 € al mes incluye 3, Growth a 499 € incluye 10 y Scale a 999 € incluye 25. Tu plan de IA se paga a su proveedor.
¿Dónde están mis facturas?
En tu propia carpeta y en un servidor que solo usa tu empresa, con copias cifradas cada 6 horas.